Toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan tavoitteena on parhaassa tapauksessa luoda koko yrityksen toiminnan ydin, jonka avulla eri osastot ja niiden prosessit yhdistyvät yhdeksi, hallittavaksi ja läpinäkyväksi kokonaisuudeksi. Tämän oppaan luettuasi osaat valmistautua toiminnanohjausjärjestelmän valintaan sekä arvioida yrityksesi tilannetta ja tarpeita. Silloin ERP-järjestelmän vertailu ja valinta, sekä järjestelmätoimittajien kilpailuttaminen ja itse hankinta ovat realistisella pohjalla.
Sisällys
ERP-projektin riskit – ja miten ne vältetään
Vaihe 1: Starttaa projekti nykytilan kartoituksella ja tavoitteiden määrityksellä
Vaihe 2: Kuvaa ydinprosessit ja kirjaa ylös prioriteetit
Vaihe 3: Hahmottele ERP-projektin budjetti
Vaihe 4: Suunnittele muutosviestintä etukäteen
Vaihe 5: ERP-järjestelmän käyttöönotto
Toiminnanohjausjärjestelmä- ja ERP-projektin riskit – miten ne vältetään?
Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan liittyvien riskien ehkäisyyn on muutama tehokas täsmälääke: huolellinen valmistautuminen, aktiivinen viestintä ja ennakointi.
Pahin uhkakuva on se, että isolla rahalla hankittua järjestelmää ei saadakaan täysimittaisesti käyttöön. Investointiin käytetty aika, vaiva ja raha kuluvat hukkaan, ja arjen helpottumisen sijaan käytössä onkin vajavainen työkalu, joka saattaa jopa monimutkaistaa asioita.
Kehno kommunikointi tai ääneensanomattomat oletukset luovat oman riskinsä: joskus käyttöönotto- tai koulutusvaiheessa selviää asioita, jotka hidastavat kokonaisuutta ja joihin olisi voinut avoimella keskustelulla valmistautua jo pohjatyövaiheessa.
Yksi suurimmista ERP-hankinnan riskeistä on – ehkä vähän yllättäenkin – oma henkilökunta. ERP-projektin onnistuminen on nimittäin aina kiinni sekä johdon että henkilöstön sitoutumisesta. Siksi kannattaakin miettiä jo järjestelmän hankintaa suunnitellessa, millaisia toimenpiteitä henkilöstön sitouttamiseen tarvitaan, ja miten esimerkiksi mahdollisen muutosvastarinnan syntymistä voisi ehkäistä.
Moni aloittaa ERP-järjestelmäprojektin vertailemalla eri järjestelmien hintoja ja ominaisuuksia ja sen jälkeen kilpailuttamalla jopa kymmeniä eri järjestelmätoimittajia. Tämä ei kuitenkaan ole oikea tapa käynnistää ERP-järjestelmän hankintaprosessia.
ERP-järjestelmän valinta tulee aina tehdä sen pohjalta, kuinka hyvin järjestelmä palvelee yrityksen tarpeita ja kuinka hyvin järjestelmätoimittaja pystyy auttamaan yritystä kehittymään uuden järjestelmän myötä.
Vaihe 1: Nykytilan kartoitus ja tavoitteiden määritys
Mitä selkeämpi käsitys yritykselläsi on prosessien ja toimintamallien nykytilasta ja mitä konkreettisemmin pystyt kuvaamaan yrityksesi tarpeet ja tavoitteet, sitä varmemmin löydät juuri omiin tarpeisiisi sopivan ERP-järjestelmän.
Siksi hankintaprosessi kannattaakin käynnistää määrittämällä, mikä on yrityksen toiminnan nykytila ja se, millaisia liiketoiminnallisia hyötyjä ERP-järjestelmän avulla halutaan saavuttaa. Tehokkainta on päättää 1-5 liiketoiminnallista tärkeintä hyötyä, joiden saavuttamista uuden järjestelmän tulisi palvella.
Näiden pohdintojen jälkeen on helpompi määrittää, millainen järjestelmäkokonaisuus on sille paras - niin teknisesti, rahoituksellisesti kuin myös yritystoiminnan jatkon kannalta.
Tärkeimpien hyötyjen lisäksi on syytä sopia myös ERP-projektin alustavista rajauksista: mitkä asiat jätetään projektin ulkopuolelle ja minkä halutaan säilyvän ennallaan uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen.
Voit hahmotella yrityksesi tilannetta ja toiminnanohjausjärjestelmään liittyviä prosesseja esimerkiksi seuraavien kysymyksien avulla:
- Mitkä ovat yritystoiminnan suurimmat ongelmakohdat tällä hetkellä?
- Mitkä asiat ja prosessit toimivat jo nyt hyvin ja miksi?
- Mitkä ovat viisi tärkeintä hyötyä, jotka haluat saavuttaa uuden ERP-järjestelmän avulla?
- Mitkä asiat on syytä rajata ulos ERP-hankkeesta?
- Millä tavalla asiakkaat tai yhteistyökumppanit kytkeytyvät järjestelmähankkeeseen?
- Mikä on yrityksesi kyvykkyys sitoutua laaja-alaisen ERP-projektiin sekä siitä aiheutuvan muutosprosessin läpivientiin?
ERP-projektia täytyy toki myös johtaa.
Usein toiminnanohjausjärjestelmähankkeen projektipäälliköksi valitaan joko kokenut konkari, joka tuntee yrityksen läpikotaisin tai sitten nuori ja nälkäinen osaaja, jolla on halua saada lisää vastuuta ja edetä urallaan. Ideaalitilanteessa ERP-projektin projektipäälliköltä löytyy kuitenkin sekä vankkaa tietämystä yrityksestä että raikkaita ajatuksia ja ideoita toiminnan kehittämiseksi.
Yritykselle onkin usein etua siitä, että kokeneen projektipäällikön apuna toimii uutta näkemystä tuova henkilö - ja päinvastoin.
Onnistuneimpia ERP-projekteja yhdistää se, että projektipäällikön työviikoista on varattu aikaa järjestelmähankinnan edistämiseen. Projektin vetäjän tulee pystyä koordinoimaan sekä keskusteluja että päätöksiä.
Vaihe 2: Kuvaa ydinprosessit ja kirjaa ylös prioriteetit
Prosesseja ja toimintamalleja kannattaa jäsentää jo ennen eri järjestelmätoimittajien ja vaihtoehtojen kartoitusta.
Tällöin on helpompaa muodostaa käsitys siitä, millaisia muutoksia yrityksesi toiminta kaipaa sekä mitä uudella toiminnanohjausjärjestelmällä halutaan saavuttaa.
Tärkeintä on, että ennen toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa tai sen vaihtamista yrityksessä on tunnistettu ja mallinnettu sen toiminnassa esiintyvät ydinprosessit - eli ne prosessit, jotka oikeasti vievät yrityksen liiketoimintaa eteenpäin. Kun uusi toiminnanohjausjärjestelmä tukee nimenomaan näitä ydinprosesseja, on toiminnan tehostuminen oikeasti mahdollista.
Jos prosesseja ei osata laittaa liiketoiminnan eteenpäin viemisen kannalta tärkeysjärjestykseen, voi käydä niin, ettei uusi toiminnanohjausjärjestelmä tehostakaan yrityksen toimintaa. Ydinprosessien tunnistaminen onkin yksi tärkeimmistä tehtävistä toiminnanohjausjärjestelmän hankinta- tai vaihtamisprosessia.
Tarkempi prosessien mallintaminen tehdään aina ERP-projektin määrittelyvaiheen aikana, valitun järjestelmätoimittajan kanssa yhdessä. Prosessien mallintamisessa on tärkeää, että tehtävään osallistuu yrityksen sisältä henkilö, joka tuntee kyseisen prosessin erittäin hyvin. Vastuuhenkilön tehtävä on opastaa järjestelmätoimittajaa siitä, miten uuden järjestelmän tulisi kyseisen prosessin osalta toimia.
Vaihe 3: Hahmottele ERP-projektin budjetti
Tarvemäärityksen lisäksi on tärkeää määrittää myös alustavat raamit järjestelmähankinnan budjetille ennen kuin eri järjestelmätoimittajiin ollaan yhteydessä.
Alustavaa budjettia kannattaa aina suunnitella ja arvioida suhteessa järjestelmän avulla tavoiteltuihin hyötyihin. Usein ERP-käyttöönottokustannuksissa puhutaan useista tuhansista euroista.
ERP-järjestelmien aloituskustannukset eivät aina maksa maltaita, sillä esimerkiksi SaaS-periaatteella toimivat ERP-järjestelmät saa nopeasti ja edullisesti käyttöön, ja järjestelmän käytöstä maksetaan kuukausimaksua.
Budjetointiapua voi ja kannattaa kysyä esimerkiksi toiminnanohjausprojektin läpikäyneiltä kollegayrityksiltä, alihankkijoilta tai yhteistyökumppaneilta tai ERP-järjestelmien hankintaan erikoistuneilta valintakonsulteilta.
Toiminnanohjausjärjestelmän toimittaja esittää projektin alustavat kustannusarviot antamassaan tarjouksessa.
Vaihe 4: Suunnittele muutosviestintä etukäteen - ja varaudu!
ERP-projektin harkinta- ja hankintavaiheissa kannattaa kiinnittää huomiota myös yrityksen kyvykkyyteen muutoksen läpiviemisessä.
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto vaikuttaa todennäköisesti yrityksen joka osaston arkeen, joten on syytä varmistaa, että koko henkilöstö on hankkeessa täysillä mukana.
Mitä varhaisemmassa vaiheessa ERP-projektin vastuuhenkilöt valitaan ja otetaan mukaan projektiin, sitä paremmin heidät saadaan sitoutumaan ERP-projektin eteenpäin viemiseen. Etenkin projektipäällikön tulee olla keskeisessä roolissa jo ERP-järjestelmän hankintavaiheessa. Projektipäällikön lisäksi ERP-projektissa tarvitaan yrityksen eri liiketoimintaprosesseista vastaavia henkilöitä, joiden käyttöön uuden ERP-järjestelmän tarjoamat työkalut lopulta tulevat.
Vaihe 5: ERP-järjestelmän käyttöönotto
Hyvin suunniteltu ERP-projekti viimeistellään ja saatetaan loppuun toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotolla. Sen avulla varmistetaan, että henkilöstöllä on riittävä osaaminen järjestelmän käyttöön ja että sen toiminnot saadaan käyttöön siinä laajuudessa, kuin sovittua on.
Käyttöönottovaiheella voi olla myös nurja puolensa – jos toiminnanohjausjärjestelmä ei löydä tietään osaksi yrityksen arkea, ei siitä tule olemaan yritykselle hyötyä.
Siksi onkin syytä pyytää toimittajia kertomaa jo hankintavaiheessa, miten toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on tarkoitus toteuttaa. Hyvä järjestelmätoimittaja osaa selkeästi kuvata, millainen ERP-järjestelmän käyttöönottoprojekti tulee olemaan, millaisten eri vaiheiden kautta siinä edetään, mitkä ovat suurimmat riskitekijät, ja millaiset henkilöt vastaavat käyttöönottovaiheen toteutuksesta. Parhaassa tapauksessa toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto PK-yrityksessä voi kuitenkin käydä jopa päivässä.
Kysy toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottovaiheeseen liittyen nämä kysymykset:
- Miten käyttöönottovaihe toteutetaan?
- Kuinka paljon käyttöönotto tulee vaatimaan yrityksen omia resursseja?
- Kuinka paljon henkilöstölle tulee varata koulutuspäiviä?
- Miten käyttöönottovaiheen dokumentaatio tullaan hoitamaan?
- Kuka vastaa käyttöönottoprojektin toteutuksesta toimittajan puolelta ja käyttöönottoon liittyvistä kysymyksistä?
- Millaisia referenssejä toimittajalla on samalta toimialalta?
Uusien työkalujen käyttöönotossa on suurimpana haasteena yleensä ohjelman käyttäjien ajatusmaailman ja toimintamallien muuttaminen. Jos asiat on totuttu hoitamaan kynällä ja paperilla, tai jopa kokonaan ilman kirjaamista, voi tietojen syöttäminen järjestelmään tuntua aluksi työläältä – riippumatta siitä, miten helppo ja nykyaikainen itse järjestelmä on. Jos tietojen kirjaamiseen on totuttu, on myös uuteen toimintamalliin siirtyminen helpompaa.
Muutosvastarintaan on yksi lääke: huolellisesti suunniteltu ja toteutettu viestintä sekä henkilöstön kouluttaminen. Kitkaa voi vähentää myös kuuntelemalla ja ottamalla huomioon henkilöstön toiveita ja odotuksia hyvissä ajoin, jo ennen uusien työkalujen käyttöönottoa.
