Oikean varaston­hallinta­järjestelmän valinta

Varastonhallinnan työkaluista tärkein on varaston­hallinta­järjestelmä. Oikean järjestelmän avulla yrityksen toiminta pyörii tehokkaasti eikä yrityksen varat makaa varastossa. Ohjelmistoja on erilaisia: usein varasto-ominaisuudet on kytketty toiminnanohjaus­järjestelmään, lisäksi tarjolla on erillisiä varastonhallinta- tai WMS- eli warehouse management system -ohjelmistoja. 

Miten sitten tunnistat oikean varastonhallintajärjestelmän juuri oman yrityksesi tarpeisiin?

Varastonhallinta Excelillä

Ilmainen varastonhallinta kuulostaa houkuttelevalta erityisesti aloittavan yrityksen näkökulmasta, ja moni aloittaakin varastonsa hallinnan Excelissä. Varastonhallinta-excel voi olla toimiva vaihtoehto yritystoiminnan alussa, mutta kokemus on osoittanut, että toiminnan kasvaessa excelin pyörittäminen alkaa käydä haastavaksi. 

Nyrkkisääntö on, että muutaman, tai maksimissaan kymmenien tuotteiden kanssa excel voi vielä toimia, mutta sen jälkeen riskit alkavat kasvaa: 

• Excelissä tietojen pitäminen ajan tasalla on erittäin hankalaa. Myynnistä, tuotannosta tai ostoista vastaavat henkilöt eivät pysty helposti yhdistämään tietoa omaan dataansa. Tuloksena voi olla joko se, että varastossa on puutteita, tai että tavaraa onkin aivan liikaa.
• Excel vaatii aina ihmisen, joka rakentaa ja ylläpitää kaavat. Jos osaaminen on yhden henkilön takana, on toiminta haavoittuvaa: sairastumisen tai työpaikanvaihdon yhteydessä tarvittava osaaminen voi kadota.
• Tietokoneen kovalevyllä asuva Excel on haavoittuva verrattuna esimerkiksi pilvipalveluna toimivaan varastonhallintajärjestelmään: jos tietokoneelle tai excelille tapahtuu jotain, on yritys itse vastuussa siitä että taulukosta on olemassa ajantasainen varmuuskopio. Jos käytössä on varastonhallinta- tai wms-ohjelmisto, vastaa ohjelmiston toimittaja varmuuskopioinneista, jotka voidaan tarvittaessa myös palauttaa.

Varastonhallinta- eli WMS-järjestelmät

Erilliset varastonhallintajärjestelmät eli WMS-järjestelmät on suunniteltu nimensä mukaan vain ja ainoastaan varastojen hallintaan ja logistiikkaan. Niissä on yleensä hyvät integraatiomahdolisuudet yleisimpiin taloushallinto- ja tuotannonojausohjelmistoihin. 

WMS-ohjelmisto voi esimerkiksi hakea hankintatiedot automaattisesti ostotilauksilta ja viedä tiedot sitä eteenpäin yrityksen varastoprosessien mukaan. Samalla periaatteella tiedot haetaan ja päivitetään myös myyntitilausten toimittamisen yhteydessä.

Varaston­hallinta­ohjelmisto osana toiminnanohjaus- eli ERP-järjestelmää

Valtaosa PK-yrityksille suunnatuista toiminnanohjausjärjestelmistä sisältää varastonhallintajärestelmän tai -moduulin.

Kun varastonhallinta on osa laajempaa toiminnanohjausjärjeselmää, voi varastonhallinnasta saatavia tietoja viedä helposti mm. yrityksen ostojen ohjaamiseen tai vaikkapa laskutukseen.

Lue lisää: Suomen suosituimmat PK-yritysten toiminnanohjajusjärjestelmät vertailussa – tutustu!

Viivakoodit ja RFID:t varastonhallinnassa

Etenkin tukkukauppaa tekevissä yrityksissä viivakoodit ja viivakoodinlukijat ovat tärkeä osa varastonhallintaa. Tavaran saapuessa ne luetaan sisään yksilöllisillä viivakoodeilla, minkä jälkeen varastonhallintajärjestelmässä voidaan seurata yksittäisiä tuotteita automaattisesti läpi tilaus-toimitusketjun.

Viivakoodeja ja viivakoodinlukijoita tukevat useimmat varastonhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmät.

RFID on viivakoodiakin monipuolisempi ja kehittyneempi tunnisteteknologia, joka vähentää varastoissa vaadittavaa manuaalista työtä entisestään. RFID-tunnisteiden avulla kaikkien pakkauksen sisältämien tuotteiden koodit voidaan lukea sisään yhdellä kertaa, ja tunnisteisiin “mahtuu” tietoa enemmän kuin viivakoodien taakse.

Lisätietoa RFID-teknologiasta löydät mm. RFID Lab Finlandin sivustolta.