Tiedätkö, kuinka paljon euroja varastossasi on kiinni juuri nyt? Jos haluat varmistaa yrityksesi toiminnan sujuvuuden, kannattaa varastokirjanpidon vastata todellista tilannetta mahdollisimman tarkasti. Varaston arvo on olennainen tieto mille tahansa yritykselle, joka ostaa, myy ja mahdollisesti valmistaa tuotteita. Tässä artikkelissa kerromme, miten varaston arvo lasketaan ja millaisilla työkaluilla seuraat sitä vaivattomasti.
Lue myös: Varastonhallinta: täydellinen opas pk-yritykselle
Miksi varaston arvo täytyy tietää? Kolme hyvää syytä
Koostui yrityksesi vaihto-omaisuus eli varasto sitten elintarvikkeista, metallilevyistä, postikorteista tai mistä tahansa materiasta, siihen sitoutunut pääoma vaikuttaa yrityksesi taseeseen ja nettovarallisuuteen. Jotta vältät ikävät yllätykset, varaston arvoa kannattaa tarkastella vähintään kerran kuukaudessa. Siihen on kolme tärkeää syytä:
1) Varaston arvo vaikuttaa verotukseen
Varaston arvon muutos vaikuttaa tuloslaskelmaan. Sen vuoksi se näkyy myös yrityksesi verotuksessa. Jos et seuraa varaston muutoksia kuukausitasolla, ja lisäät numerot tuloslaskelmaan vasta vuoden lopuksi, voi yrityksesi hyvältä näyttänyt tulos painua pahasti pakkaselle. Tai sitten käy toisin päin: tulos nouseekin huomattavasti paremmaksi kuin osasit ennakoida, ja joudut maksamaan yllättävän suuret mätkyt verottajalle.
2) Päätöksenteon tueksi tarvitaan ajantasaisia numeroita
Yrityksellä voi olla heikommat mahdollisuudet saada lainaa tai muuta ulkopuolista rahoitusta toimintaansa, jos varaston arvosta ei ole saatavilla reaaliaikaista tietoa. Harhaanjohtavaa on sekin, jos epätarkka varastokirjanpito näyttää jatkuvasti ylisuuria numeroita.
Nettovarallisuudella – ja siten myös varaston arvolla – on suuri vaikutus siihen, kuinka paljon yritys voi jakaa osinkoja verottomasti. Kuvitellaan vaikkapa tilanne, jossa arvioit varaston olevan noin miljoonan arvoinen, mutta aivan tilikauden lopuksi tehty inventaario kertookin, että arvo on vain 300 000 euroa. Silloin myös verovapaasti maksettavan osingon määrä tippuu huomattavasti, ja osinkoa odotelleet pettyvät pahasti.
3) Reaaliaikainen varastokirjanpito varmistaa toiminnan jatkuvuuden
Jos yrityksesi operatiivinen toiminta pyörii varaston riittävyyden päällä, haluat taatusti, että varastokirjanpitosi on täsmälleen ajan tasalla. Hyllyssä pitäisi olla tavaraa juuri sopivasti. Jos haalit varastoa varmuuden vuoksi liikaa, rahaa jää vähemmän yrityksen muuhun toimintaan. Jos varasto pääsee jatkuvasti tyhjenemään, et pysty toimittamaan tuotteita ajoissa asiakkaillesi ja yrityksesi maine kärsii.
Liian suuri tai liian pieni varasto tulee väistämättä ilmi ostojen ja myyntien kautta. Ei kuitenkaan kannata jäädä odottelemaan yllätyksiä. Ota mieluummin varaston arvo säännölliseen seurantaan, ja tee ostopäätökset sen perusteella.
Lue myös: Tuotannonsuunnittelu pk-yrityksessä: näin onnistut
Varaston arvon laskeminen
Varaston arvon määritys onnistuu, kun kerrot ostamiesi tuotteiden määrän niiden ostohinnalla ilman arvonlisäveroa:
Jos olet hankkinut 100 kpl tuotteita, joiden ostohinta on ollut 20 €/ kpl + ALV, on varaston arvo 100 x 20 € = 2000 €.
Varaston arvon laskenta perustuu aina tuotteen ostohintaan. Varaston arvoa ei lasketa sen mukaan, mikä olisi aiemmin hankitun tuotteen ostohinta markkinoilla juuri nyt, eikä sitä lasketa jälleenmyyntihintojen perusteella. Oikein tehty varastokirjanpito huomioi siten jokaisen ostoerän arvon erikseen. Otetaan esimerkki:
Varastossasi on jäljellä 50 kpl aiemmin ostettuja tuotteita, joiden ostohinta oli 20 €/kpl + ALV. Täydennät varastoa ostamalla 50 kpl samaa tuotetta, mutta ostohinta onkin nyt 22 € / kpl + ALV.
Uusi varaston arvo on (50 x 20 €) + (50 x 22 €) = 2100 €.
Verotuksen näkökulmasta varaston arvo suositellaan laskettavaksi FIFO-periaatteen (First In First Out) mukaisesti, ellei arvostusperiaatteeksi erikseen ole määritelty LIFO-periaatetta (Last In First Out) tai painotettua keskihintaa. FIFO-periaateen mukaisesti vanhimman tavaran pitäisi siis liikkua varastosta eteenpäin ensimmäisenä.
Hyvä varastonhallinnan ohjelmisto helpottaa yrittäjää tuote-erien ostohintojen ja varastosaldojen seurannassa. Tarve helppokäyttöiselle työkalulle korostuu varsinkin nyt, kun hinnat vaihtelevat markkinoilla erittäin nopeasti.
Miten varaston arvo sitten käytännössä näkyy yrityksesi tuloslaskelmassa? Tutkitaan sitä seuraavaksi.
Varaston arvon muutos
Tilikausi, joka on kestoltaan tyypillisesti 12 kuukautta, määrittää sen, miten yritystoimintaa verotetaan. Vähintään vuoden välein yrityksen pitää siis selvittää varaston arvo sekä sen muutos aiempaan nähden. Nämä tiedot kirjataan taseeseen (varaston arvo) ja tuloslaskelmaan (varaston arvon muutos).
Kun seuraat varaston arvon muutoksia minimitasoa tiheämmin, kuten kerran kuukaudessa, voit ennakoida taloudellisia vaikutuksia jo ennen tilikauden päättymistä, ja vältyt aiemmin tässä artikkelissa kuvatuilta yllätyksiltä.
Tulosvaikutuksen näkökulmasta varaston arvon muutos ja ostot tai myynnit kumoavat toisensa. Tässä esimerkki:
Ostit varastoosi seurantajakson alussa tuotteita 1000 eurolla. Tuo 1000 euroa kirjattiin ostoihin (ja ostovelkoihin), mutta toisaalta varaston taseeseen kirjattava muutos on + 1000 euroa. Ensin syntyi kulu, jonka varaston muutos sitten kumoaa: tulosvaikutus on 0.
Seurantajakson aikana myit varastosta tuotteita 200 euron edestä. Myyntiin (ja myyntisaamisiin) kirjataan 200 euroa. Samalla varaston arvon muutos tuloslaskelmassa on -200 euroa. Tulosvaikutus on jälleen 0. Huom! Tässä laskelmassa on huomioitu ainoastaan hankintahintojen mukainen varaston arvon osuus, eli ei 200 euron lisäksi saamaasi myyntikatetta. Myyntikatteen osuus tuloutuu tuloslaskelmaan tuotoksi aina myyntitapahtuman yhteydessä.
Entä tuotteiden valmistaminen – muuttaako se varaston arvoa? Kyllä, sillä varaston arvo perustuu aina tekemiisi ostoihin ja valmistuksen välittömiin kuluihin. Eli valmistuksen yhteydessä materiaalivarasto vähenee ja valmiiden tuotteiden varastoon lisätään käytetyn materiaalin sekä sen valmistukseen liittyneet kulut, kuten työt.
Varastokirjanpidon työkalut ja ohjelmat
Ilmainen varastokirjanpito = kynä ja pala paperia? Tätä vaihtoehtoa en suosittele yhdellekään yrittäjälle.
Varaston arvon laskeminen käsityönä vie aikaa. Siihen liittyy inhimillisten virheiden riskejä, jotka voivat tulla kalliiksi. Kannattaakin ehdottomasti valita varastokirjanpitoon työkalu, joka tekee yrityksesi toiminnasta mahdollisimman sujuvaa.
Excel-taulukot voivat toimia kohtuullisesti, jos varaston kierto on hyvin hidas, työskentelet yksin ja eri nimikkeitä on hyllyssä alle 30. Taulukoiden ongelmana on, että niiden päivittäminen on muistinvaraista. Varastokirjanpitoa ei voi integroida automaattisesti osto- ja myyntitilauksiin tai tuotantoon. Excelin pulmat korostuvat heti tiimin koon kasvaessa.
Varastonhallinta- eli WMS-järjestelmä tekee varaston arvon laskemisesta reaaliaikaista ja vähentää virheiden mahdollisuuksia. Ohjelmisto tekee eri hinnoilla ostettujen tuote-erien seuraamisesta helppoa. Pystyt myös jyvittämään esimerkiksi tilausten rahtikustannuksia tuotetasolle.
Kaikkein vaivattomin vaihtoehto on toiminnanohjaus- eli ERP-järjestelmä, johon varastokirjanpito ja koko WMS on leivottu sisään. Fikuro on hyvä esimerkki tälläisesta järjestelmästä. Varaston arvo pysyy automaattisesti ajan tasalla osto- ja myyntitilausten perusteella. Tieto varaston tilanteesta kulkee saumattomasti tuotantoon ja takaisin.
Työkalut ovat yllättävän edullisia, kun vertaat niiden tuomia hyötyjä säästettyyn aikaan. Mietitäänpä vaikka inventaarioita. Vielä 10–15 vuotta säännölliset inventaariot olivat järeitä ponnistuksia. Niitä oli kuitenkin pakko tehdä, jotta tunsit varastosi todellisen arvon. Kehittyneen teknologian ansiosta inventaariot ovat enää tarkistuspisteitä, joilla varmistetaan, että järjestelmä laskee esimerkiksi tuotantohävikkiä oikein. Niihin ei tarvitse käyttää päivätolkulla aikaa.
Valitse helppokäyttöinen työkalu, johon voit luottaa
Joihinkin varastokirjanpidon ohjelmistoihin liittyy sudenkuoppa: niiden käyttö saattaa olla monimutkaista tai ominaisuudet eivät ole riittävän monipuolisia.
Silloin työntekijät saattavat tehdä ylimääräisiä varastokirjauksia manuaalisesti. Tietoihin tulee helposti virheitä, luotettavuus kärsii.
Valitse siksi ohjelmisto, joka vastaa monipuolisesti yritystoimintasi tarpeisiin, mutta on myös mukava käyttää. Silloin pystyt seuraamaan varaston arvoa sekä luotettavasti että vaivattomasti.
