Teollisuusyritykset hyödyntävät tottuneesti toiminnanohjausjärjestelmiä (ERP) etenkin myynnissä, materiaalinhallinnassa sekä taloushallinnossa. Usein haasteena on saada ERP-järjestelmä tehokäyttöön myös tuotannon puolella, eli niin sanotusti työn ruohonjuuritasolla. Jos se onnistuu, tuotantoprosesseja kyetään seuraamaan ja kehittämään tehokkaammin. Tämä opas on kirjoitettu sinulle, joka haluat saada lisää selkeyttä ja hallintaa teollisuusyrityksesi toimintaan.
Opas käsittelee seuraavia aiheita:
1. Mistä tunnistaa huonosti toimivan toiminnanohjauksen?
2. Toiminnanohjauksen erityispiirteet teollisuusyrityksissä
3. Pura tuotannon pullonkaulat
4. Tehokkaan toiminnanohjauksen kulmakivet
5. Kilpailuetua tehokkaasta toiminnanohjauksesta
1. Mistä tunnistaa huonosti toimivan toiminnanohjauksen?
Muutamat selkeät merkit kertovat siitä, että teollisuusyrityksen tuotantoa voisi tehostaa nykyisestä. Tehokkaan toiminnanohjauksen avulla se käy vieläpä nopsasti ja näppärästi.
Kuinka moni näistä väittämistä kuulostaa tutulta?
- Asiakkaille luvatut aikataulut pettävät
- Tuotteiden valmistus viivästyy, sillä varastossa ei ole riittävästi oikeita osia ja komponentteja
- On vaikeaa saada ajantasaista tietoa talousluvuista, kuten varaston arvosta
- Asiakastilausten etenemistä on hankalaa seurata
- Alihankkijat eivät saa tehokkaasti ja nopeasti tietoa uusista tilauksista
- Henkilöstö ei tiedä, mitä tavaraa toimittajilta on tulossa minäkin päivänä ja kuinka paljon
- Tuotanto- ja tilausprosessit eivät ole läpinäkyviä
Turhaa työtä kertyy, kun samoja tietoja kirjataan useaan eri kertaan, monin eri tavoin ja useisiin eri järjestelmiin. Excelin, paperien, sähköpostien ja puheluiden eli monen eri työkalun pyörittämisen sijaan suuren osan toistuvista prosesseista voisi hoitaa ERP-järjestelmässä.
Kun jokainen käyttää yhteistä järjestelmää ja toimii ajantasaisen tiedon pohjalta, on helpompaa minimoida virheitä ja viivästyksiä. Tilausten, kustannusten ja aikataulujen hallinta tehostuu.
2. Toiminnanohjauksen erityispiirteet teollisuusyrityksissä
Teollisuusyrityksessä toiminnanohjaus perustuu tehokkaaseen prosessien hallintaan. Kannattava ja tuloksellinen liiketoiminta edellyttää sitä, että materiaalivirrat liikkuvat sujuvasti, varastossa on koko ajan riittävästi oikeita osia, yrityksellä on osaavaa henkilöstöä ja käytössä tarpeelliset laitteistot.
Teollisuudessa työtä tehdään monen toimijan verkostossa. Yritysten täytyy löytää keinot välittää tietoa alihankkijaketjun jokaiselle portaalle.
Sekä prosessien että tiedonkulun on tärkeää virrata ilman katkoja. Teollisuusyrityksen toiminnanohjausjärjestelmään kytkettyjen integraatioiden avulla jokapäiväinen päätöksenteko pohjautuu ajantasaiseen tietoon.
Kun kaikki tieto löytyy yhdestä paikasta, on helppoa ja tehokasta seurata asiakastilausten etenemistä ja kustannuksia sekä hallinnoida tuotteiden valmistamiseen tarvittavia resursseja, kuten varastossa olevia materiaaleja.
Toiminnanohjauksen tärkeimmät tehtäväalueet teollisuusyrityksissä:
- Myynti
- Ostot
- Tuotannonohjaus
- Varaston- ja materiaalinhallinta
- Lähetystoiminnot
- Rajapinnat taloushallintoon kustannusten seurantaa varten
Lue myös: Mikä on ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä?
3. Pura tuotannon pullonkaulat
Puutteellinen prosessienhallinta on yksi teollisuusyritysten suurimpia kipupisteitä. Se on usein syyllinen myös muihin tehottomiin toimintoihin. Jos yritys ei suunnittele ja hallitse prosessejaan tehokkaasti, työntekijät tekevät helposti vääriä asioita väärään aikaan. Laitteiden kapasiteetista ei saada maksimaalista hyötyä irti.
Pakkaa sekoittaa entisestään, jos tapahtumia kirjataan useisiin eri paikkoihin yhden yhteisen järjestelmän sijaan.
Jos esimerkiksi myynti ei saa tarjouksia eteenpäin riittävän nopeasti, kauppojen tekeminen viivästyy. Seurauksena on ruuhkautuminen eli pullonkaula tuotannossa. Tilausten valmistuminen ja toimittaminen viivästyy, jos tuotantoprosessin alussa tarvittavat tavarat ovat myöhässä, eikä tuotanto saa siitä ajoissa tietoa. Kun tuotanto ei pysy sovitussa aikataulussa, asiakastyytyväisyys alkaa kärsiä.
Toisin sanottuna tuotannon pullonkaulat voi ehkäistä, kun kiinnittää huomiota mahdollisimman saumattomiin ja läpinäkyviin prosesseihin ja ajantasaiseen tietoon.
Kiinnitä teollisuusyrityksen toiminnassa huomiota erityisesti näihin:
- Prosessien hallinta
- Menekin ennakointi
- Varastonhallinta
4.1 Sähköinen työn- ja toiminnanohjaaminen
Pienissäkin valmistavan teollisuuden yrityksissä on viikkotasolla paljon erilaisia tapahtumia, kuten tilauksia ja toimituksia. On sula mahdottomuus hallita niitä kaikkia pelkän kynän ja paperin avulla.
Milloin tilaus on tehty ja mitä se pitää sisällään? Mikä on sovittu toimitusajankohta? Milloin tarvittavat osat ovat saapuneet yritykselle ja minne ne on varastoitu? Milloin osat on tarkoitus asentaa, missä vaiheessa tuotanto etenee? Ajantasainen tieto on tärkeää sekä työntekijöille että asiakkaille.
Ideaalitilanteessa kaikki yrityksen ydintoiminnot ja prosessit kirjataan yhteiseen ERP-järjestelmään. Kokonaiskuva on luotettava ja valmistusvaiheen tuotannonohjaus sujuu.
Toiminnan- ja tuotannonohjauksen avaintoiminnot:
- Tarjousten ja tilausten kirjaaminen
- Tuotannon ja varaston ohjaaminen
- Töiden ja tapahtumien etenemisen kirjaaminen
- Muutostenhallinta
- Kustannusseuranta
Osa tiedosta voi tulla ERP-järjestelmään automaattisesti esimerkiksi tuotantokoneilta ja -laitteilta. Osa numeroista perustuu kirjauksiin ja ennalta laskettuihin arvioihin, kuten aikataulujen kohdalla.
Ei haittaa, vaikka arviot eivät olisi aina 100 % tarkkoja. Suuntaa-antavat luvut muodostavat yhdessä selkeän kokonaiskuvan, jos vertaat tilannetta hajanaisiin papereihin tai sähköpostiviesteihin. Yritys voi arvioida realistisesti, kuinka paljon se voi ottaa uusia tilauksia vastaan. Tällä parannetaan asiakasviestintää ja -tyytyväisyyttä.
Lue myös: Tuotannonohjaus: mitä, miksi ja miten?
4.2 Varastonhallinta
Tehokas varastonhallinta on teollisuusyritysten tärkeä kilpailutekijä. Lopulta tuloksen määrää se, miten hyvin myynti, tuotanto ja varasto pelaavat yhteen. Siksi varastotapahtumat on tärkeää integroida osaksi yrityksen myynti-, tuotanto- ja ostoprosesseja.
Ideaalitilanteessa
- myyntitilauksen tiedot välittyvät suoraan varastoon toimitettaviksi tai tuotantoon valmistettavaksi.
- materiaalitarpeet välittyvät automaattisesti sekä ostoihin että toimittajille.
Tehokkaasti toimiva teollisuusyritys ennakoi tulevia tarpeitaan tarkastelemalla mm. myyntiä ja asiakaskuntaa. Ennakointi auttaa varaamaan tuotantokapasiteettia oikeisiin kohtiin ja tilaamaan osia ennakkoon. Toimittajatkin pystyvät varautumaan suurempiin eriin ajoissa.
Varastonhallinnan avaintoiminnot:
- Tuotehallinta ja nimikkeet (ajantasainen tuoterekisteri)
- Varastoon liittyvien toimintojen ja tapahtumien kirjaaminen reaaliaikaisesti
- Varaston arvon ja kiertonopeuden seuranta
Lue myös: Varastonhallinta: täydellinen opas pk-yritykselle
4.3 Työn seuranta ja valvonta
Kun tilaus tulee tuotannon puolelle, tietävätkö työntekijät, mitä tehdä? Yksi toiminnanohjauksen kulmakivistä on selkeiden työohjeiden muodostaminen. Automaattiset kuittaukset kertovat, milloin eri työvaiheet on tehty.
Rakennetuote on “resepti”, joka kertoo, mitä materiaaleja ja työvaiheita kuuluu tietyn tuotteen tai sen osan valmistamiseen. Työkortti eli tuotantotilaus kertoo, millainen erä tiettyä rakennetuotetta on tarkoitus valmistaa juuri tällä kertaa. Työjono koostuu työkorteista tai työkorteille määritellyistä työvaiheista. Työjonossa olevia tehtäviä voi priorisoida ja osoittaa eri työpisteille. Sen avulla saat myös arvion kunkin työn oletetusta valmistumisajasta.
Seurannan ja valvonnan avaintoiminnot:
- Eri tehtäviin ja toimintoihin liittyvät ohjeet ja tiedot ovat helposti saatavilla
- Prosessit ovat läpinäkyviä
- Aikataulujen valvominen on sujuvaa
Lue myös: Tuotannonsuunnittelu PK-yrityksessä: näin onnistut
5. Kilpailuetua tehokkaasta toiminnanohjauksesta
Toiminnanohjausjärjestelmää, automaatiota ja sähköisiä toimintoja hyödyntämällä virität teollisuusyrityksen ydintoiminnot mahdollisimman tehokkaiksi. Tärkeitä osa-alueita ovat mm. työnohjaus, sujuva tiedonkulku, varaston arvon seuranta sekä tilaus-, toimitus- ja ostovirheiden minimointi.
Kun tiedot tallentuvat yhteiseen järjestelmään, kaikilla on ajantasainen käsitys tilausten etenemisestä. Poikkeamat ja ongelmatilanteet havaitaan ajoissa ja niihin ehditään reagoida.
Tehokas toiminnanohjaus auttaa johtajia tekemään fiksuja tulevaisuuden valintoja. Järjestelmään kertyvän tiedon ja raporttien pohjalta kyetään tunnistamaan kannattamattomat toiminnot ja vahvistamaan juuri oikeita, parhaiten kannattavia osa-alueita.
ERP-järjestelmän hyödyt teollisuusyritykselle:
- Rahavirtojen kiertonopeus kasvaa
- Tiedonkulku parantuu
- Varaston hallittavuus paranee
- Kustannusseuranta saadaan reaaliaikaiseksi
- Työntekijät tekevät juuri oikeita asioita oikeaan aikaan
