Kun Excelin rajat tulevat vastaan tuotteita valmistavassa pk-yrityksessä, on edessä tuotannonohjausjärjestelmän valinta. Tämän oppaan avulla onnistut vaihtoehtojen vertailussa.
Onko toiveenasi löytää työkalu, joka lisäisi läpinäkyvyyttä työvaiheisiin ja tehoa tuotantoprosessiin? Tuotannonohjausjärjestelmä on digitaalinen vastaus juuri näihin haasteisiin. Parhaimmillaan ohjelmisto näyttää tarvittavat tiedot varastosta, tuoterakenteista ja tilauksista niin, että koko prosessi on avoin ja selkeä jokaiselle työntekijälle.
Markkinoilla on useita ohjelmistoja tuotannonohjaukseen, ja niissä on eroja. Jotta investointi maksaisi itsensä nopeasti takaisin, kannattaa oman yrityksen tarpeita punnita tarkasti.
Kun vertailet tuotannonohjausjärjestelmiä, kiinnitä huomiota näihin asioihin:
1. Erilliset toiminnan- ja tuotannonohjausjärjestelmät vai pakettiratkaisu?
1. Tuotannonohjaus ja toiminnanohjaus (ERP) – yhdessä vai erikseen?
Osa myynnissä olevista ohjelmistoista digitalisoi tietyn viipaleen yrityksesi toiminnasta.
Valmistukseen ja kokoonpanoon on omia järjestelmiään, samoin liiketoiminnan eri alueiden ohjaamiseen (mm. myynti, ostot tai varastonhallinta). Näiden pitkälle erikoistuneiden järjestelmien ongelma on, että ne ovat pk-yritysten käyttöön usein liian järeitä.
Lähtötilannehan on tyypillisesti tämä: ennen kuin hankit ensimmäisen tuotannonohjausjärjestelmäsi, tuotteisiin ja asiakkaisiin liittyvät tiedot ovat Excel-tiedostoissa. Lisäksi käytät taloushallinnon ohjelmistoa, johon tietoja pitää siirtää copy-paste -metodilla. Jotta työ sujuisi jouhevammin, yrityksesi työntekijät odottavat uusilta ratkaisuilta ennen kaikkea helppoutta. Tietojen löytämisen ja kirjaamisen pitää olla yksinkertaista.
Pakettiratkaisu yhdistää eri toimintoja, kuten toiminnanohjausjärjestelmän (ERP), tuotannonohjausjärjestelmän sekä tuotannonseurantajärjestelmän (MES) yhdeksi saumattomaksi kokonaisuudeksi.
💡 Koneiden ja laitteiden antama data on reaaliaikaisesti käytössä myynnin ja tuotannon (ERP) puolella, ja toiminnanohjausjärjestelmän tiedot taas tuotannon puolella ilman manuaalista ylläpitoa.
💡 Fikuron kaltainen valmis kokonaisuus sopii erityisen hyvin pk-yritykselle, joka valmistaa tai kokoonpanee tuotteita toistuvalla, suhteellisen mutkattomalla kokoonpanolla.
💡 Läpinäkyvyys ja järjestelmän selkeys painaa vaakakupissa, kun tuotantotiimissä on vielä kymmeniä työntekijöitä satojen tai tuhansien sijaan - pienemmässä yrityksessä kaikilla on oltava käsitys prosessin kokonaisuudesta, jotta tuotanto sujuu hyvin ja tehokkaasti.
Erillinen tuotannonohjausjärjestelmä ja/tai vahvasti räätälöity ratkaisu on hyvä vaihtoehto silloin, jos tuoterakenteesi ovat kompleksisia ja koostuvat lukuisista komponenteista.
💡 Jos eri työvaiheiden parissa työskentelee erikoistuneita tiimejä, pisteittäin syvälle porautuva tuotannonohjausjärjestelmä palvelee todennäköisesti heidän tarpeitaan.
💡 Satojen tai tuhansien tuotantotyöntekijöiden yrityksissä kalliinkaan järjestelmän kustannusvaikutus työntekijää kohti ei ehkä kirpaise. Pk-yrityksen näkökulmasta hinta voi karata kohtuuttomaksi.
Lue myös: Toiminnanohjausjärjestelmät Suomessa – vertailu eri kokoisille yrityksille sopivista ERP-järjestelmistä
2. Tuotannonohjausjärjestelmän hinta: Arvioi takaisinmaksuaikaa
Millaista euroissa mitattavaa hyötyä odotat tuotannonohjausjärjestelmältä? Mikä on se budjetti, jolla voit lähteä liikkeelle?
👉 Takaisinmaksuaika kasvaa sitä suuremmaksi, mitä isomman ja järeämmän ratkaisun ostat, ja mitä enemmän räätälöintiä ratkaisu vaatii. Tämä vain korostuu, jos kertainvestointi on suuri. Pahimmassa tapauksessa kymppitonnien ohjelmisto-ostos asettaa onnistumiselle niin kovat paineet, ettei ketterälle ja kokeilevalle kasvulle jää tilaa. Uudistamisen into näivettyy nopeasti.
👉 Kuukausipohjaisessa mallissa aloituskustannus on matala ja sopimusta voi päivittää bisneksen kasvaessa. Se tuo ennakoitavuutta talouden suunnitteluun.
👉 Jos harkitset erillisten tuotannonohjaus- ja toiminnanohjausjärjestelmien hankintaa, ota huomioon, että yhteishinta kohoaa yleensä pakettihinnoittelua korkeammaksi.
👉 Löydätkö ohjelmiston hinnoittelumallin avoimesti verkkosivuilta? Kun kädet ovat täynnä töitä, on turhauttavaa tuhlata aikaa pitkiin myyntiprosesseihin vain siksi, että saisit kustannuksista selkeämmän kuvan. Hintojen puuttuminen tarkoittaa helposti sitä, että hinnoittelu on monimutkaista.
Kannattaa siis lähteä liikkeelle ratkaisulla, joka on riittävä, mutta ei liian laaja yrityksesi tarpeisiin. Näin paineet takaisinmaksuajasta eivät nouse liian koviksi. Ja jos tuletkin toisiin aatoksiin, päätös järjestelmän vaihtamisesta on helpompi tehdä, kun et ole upottanut siihen liikaa euroja.
3. Työvaiheiden ohjaamisen pitää olla helppoa, eikä nostattaa hikikarpaloita
Kun etsit tuotannonohjausjärjestelmää, varmista ensin, että tunnet prosessisi vaatimukset. Millaiseen valmistukseen ja tuotantolinjaan ohjelmiston tulee sopia? Millaisia työvaiheita sen pitää ymmärtää? Millaisia tietoja siitä halutaan saada ulos?
💡 Tilauspohjainen tuotanto (ETO, engineer-to-order) laukaisee prosessin eri tavoin kuin varastopohjainen (MTS, make-to-stock), menekin ennakointiin perustuva tuotanto. Useimmat tuotannonohjausjärjestelmät taipuvat tänä päivänä hyvin kummankin tyyppisiin tuotantotapoihin.
💡 Ota selvää, miten voit määritellä ohjelmistokumppanisi kanssa eri työvaiheet ja niiden järjestyksen tuotannonohjausjärjestelmässä. Monimutkainen tapa on mallintaa kaikki vaiheet tarkasti erikseen. Se johtaa siihen, että työntekijän on kuitattava jokaisen vaiheen aloitus ja lopetus erikseen näyttöpäätteellä ennen seuraavan alkua. Kun työvaiheiden luominen ja niiden yhteen niputtaminen (osien rakentaminen – kokoonpano – viimeistely) ei vaadi liikaa klikkailua, säästät kaikkien aikaa ja vaivaa.
💡 Kannattaa tutustua myös raporttinäkymiin. Löydätkö nopeasti ne tiedot, joita tarvitset?
💡 Varmista lisäksi, että tieto liikkuu saumattomasti varaston, ostojen ja myynnin kanssa, ja käytettävissä on helppokäyttöiset rajapinnat taloushallinnon järjestelmiin. Erityisesti erillisissä, raskaammissa tuotannonohjausjärjestelmissä integraatioiden rakentaminen voi olla aikaa ja rahaa vievä savotta.
💡 Löytyykö ohjelmistosta valmius datan keräämiseen koneista ja laitteista esimerkiksi MES-tuotannonseurantajärjestelmän avulla?
4. Käyttöönotto vie aikaa ja hermoja - tai ehkä ei sittenkään
Uuden järjestelmän käyttöönotto voi olla parin päivän pikasprintti tai kuukausien ponnistus.
Pk-yritys säästää resurssejaan, jos perustietojen siirtäminen ja asetusten tekeminen on mahdollisimman helppoa, eikä konsulttityöstä tarvitse maksaa erikseen. Lyhimmillään pääkäyttäjien koulutukseen voi riittää 0,5–1 päivää.
Käyttöönoton helppoutta kannattaa arvioida pitkällä aikajänteellä: kulttuurin muutos ottaa aina aikansa. Vaikka käyttöönotto kävisi käden käänteessä, ajattelutapojen muutos voi viedä vuoden tai puolitoista. Mitä kompleksisempi järjestelmä on kyseessä, sitä varmemmin edessä on muutosvastarintaa ja totuttelu kestää vielä pidempään.
Käyttöönoton jälkeen kaikki ohjelmistot vaativat säännöllistä päivittämistä. Sen ei pitäisi tarkoittaa ylimääräistä riesaa, sillä ohjelmiston jatkuva kehittäminen on merkki laadusta. Valmiiksi paketoitu ratkaisu on päivitysten näkökulmasta turvallinen ja edullinen valinta. Järeämpi, yrityksen tarpeisiin räätälöity tuotannonohjausjärjestelmä edellyttää tiivimpää yhteistyötä palveluntarjoajan kehitystiimin kanssa – ja sillä on hintansa.
5. Helppokäyttöisyys ratkaisee, miten työntekijät ottavat järjestelmän vastaan
Kun investointipäätös on tehty ja tuotannonohjausjärjestelmä on valmiina tositoimiin, on kriittisen hetken aika: Ottaako henkilökunta uuden työkalun käyttöön?
Käytettävyys ratkaisee sen, alkaako tuotannonohjausjärjestelmään panostettu raha maksaa itseään takaisin. Helppokäyttöisyys nopeuttaa myös uusien työntekijöiden perehdytysvaihetta. Jos tuotannonohjausjärjestelmän päivittäinen käyttö on suoraviivaista, he eivät tarvitse erillistä ohjekirjaa tai käyttökoulutuspäivää, vaan pääsevät nopeasti sorvin ääreen.
Etenkin pk-yrityksen kannattaa olla realisti käyttötarpeidensa suhteen. On tärkeää valita tuotannonohjausjärjestelmä, jonka ominaisuudet monipuolistuvat vuosi vuodelta ja joka on valmiina kasvamaan yrityksen mukana. Helppous on samalla kaiken a ja o: onnistuuko järjestelmän käyttö jokaiselta ilman ylimääräistä säätöä?
Demo on kätevä tapa vertailla
ERP-järjestelmien ominaisuuksia
- tutustu Fikuroon
