Toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP-järjestelmä (lyhenne sanoista "enterprise resource planning") on ohjelmisto, joka antaa yritykselle kokonaiskuvan sen tärkeimmistä prosesseista ja tilanteesta: taloudesta, varastosta, valmistus- ja myyntiprosesseista ja useimmiten myös asiakkaista ja ajankäytöstä. Toisin sanoen toiminnanohjausjärjestelmä tarkoittaa siis ohjelmaa, joka auttaa yritystä ottamaan prosessinsa haltuun läpinäkyvästi ja niin, että yrityksen toimintaa on helpompi selkeyttää ja tehostaa. Lue tämä tietopaketti, kun pohdit ERP-järjestelmän vaihtamista tai hankkimista.
Haluatko säästää aikaa? Siirry sinua kiinnostavaan kohtaan sisällysluettelon avulla!
1. Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä ja mihin sitä tarvitaan?
2. Mitä hyötyä toiminnanohjausjärjestelmästä on?
3. Erilaiset toimialat vaativat erilaisia ERP-painotuksia
4. Parhaan toiminnanohjausjärjestelmän valinta edellyttää oman bisneksen tuntemista
5. Toiminnanohjausjärjestelmän hinta
6. Milloin ERP kannattaa hankkia?
7. Tukkuliike vai valmistava teollisuus?
8. Toiminnanohjausjärjestelmän ominaisuudet
9. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto - huomioi nämä
1. Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä ja mihin sitä tarvitaan?
Toiminnanohjausjärjestelmään kytkeytyvät yrityksen tärkeimmät toiminnot: tuotannonohjaus, myyntien ja ostojen hallinta, varastonhallinta ja usein myös taloushallinto. Järjestelmä muodostaa yrityksen resursseista ja niiden käytöstä kokonaisnäkymän, jonka avulla yrityksen toimintaa voi sekä seurata että tehostaa.
Hyvän toiminnanohjausjärjestelmän tunnistaa usein siitä, että siihen voi valita tarvitsemansa moduulit ja kasvattaa järjestelmää yrityksen kasvaessa pikkuhiljaa. Useimmissa järjestelmissä on myös rajapinta, jonka avulla siihen voi tuoda tietoja myös muista yrityksen tietojärjestelmistä; työajanseurannasta tai vaikkapa tuotekonfiguraattorista.
Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan kannattaa käyttää aikaa ja ajatusta. Hankinnan yhteydessä yrityksen ydinprosesseja kannattaa tarkastella kriittisesti ja pohtia, millainen järjestelmä tukee toimintaa ja henkilökunnan arkea mahdollisimman hyvin.
Suosituimmat toiminnanohjausjärjestelmät ovat helppokäyttöisiä pilvipalveluita. Järjestelmien ominaisuudet ja käyttölogiikka kuitenkin vaihtelevat, joten järjestelmä kannattaa valita yrityksen tarpeiden mukaan.
Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan kannattaa käyttää aikaa ja ajatusta.
2. ERP-järjestelmän hyödyt PK-yritykselle
Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt ovat selkeät: oikein valittu ja ominaisuuksiltaan passeli järjestelmä auttaa kaikenkokoisia yrityksiä ottamaan liiketoimintansa kasvussa sen "seuraavan askeleen" tarjoamalla tietoa ja selkeyttä yrityksen toimintaan.
💡 Toiminnanohjausjärjestelmä antaa reaaliaikaisen näkymän yrityksen taloustilanteeseen ja olemassa olevien resurssien (henkilöstö, raha, laitteet, tuotteet ja palvelut) käyttöön.
💡 Toiminnanohjausjärjestelmä vähentää arjen manuaalista työtä ja turhia työvaiheita (varastokirjanpidon automatisointi, prosessien ohjaus ja viilaus).
3. PK-yrityksen toiminnanohjaus on erilaista kuin suuren yrityksen – huomioi tämä toiminnanohjaus-ohjelmiston hankinnassa
On päivänselvää, että suuryrityksen ERP:ltä odotetaan erilaisia asioita kuin PK-yrityksen toiminnanohjausjärjestelmältä. Toiminnanohjausjärjestelmää valitessa onkin syytä kiinnittää huomiota siihen, että valittu järjestelmä sopii yrityksen toimialalle ja antaa mahdollisuudet yrityksen kasvulle tulevaisuudessa.
Silloin, kun teollisuusyritys valmistaa tuotteita, ovat varastokirjanpito ja resurssienhallinta tärkeässä roolissa. Jos haussa on toiminnanohjausjärjestelmä tukkukaupan yritykseen, on syytä päästä pureutumaan esimerkiksi varaston kiertonopeuteen ja arvoon sekä myynti- ja ostotilauksiin helposti.
Asiantuntijatoimialoilla taas vaaditaan työvuoro- ja resurssisuunnittelun yhdistämistä varattuihin palveluihin ja niiden laskutukseen.
Lue myös: Toiminnanohjausjärjestelmät Suomessa – vertailu eri kokoisille yrityksille
4. Parhaan toiminnanohjausjärjestelmän valinta edellyttää oman bisneksen tuntemista
Mistä tunnistaa hyvän – saati parhaan – toiminnanohjausjärjestelmän? Parhaan ERP-järjestelmän valinta edellyttää ennen kaikkea oman yrityksen liiketoiminnan, kasvutavoitteiden ja pullonkaulojen tunnistamista.
Kun määrittelet ohjelmiston tärkeimpiä ominaisuuksia, pohdi ainakin seuraavia asioita:
💡 Lähivuosien kasvutavoitteet ja kasvun pullonkaulat, joita ERP-järjestelmällä halutaan taklata: millaisia asioita toiminnanohjausjärjestelmän tulisi tehdä näkyväksi? Millaisia prosesseja sen täytyy tukea?
💡 Markkinat, joille yritys tähtää: tuleeko toiminnanohjausjärjestelmän tukea esimerkiksi yrityksen kansainvälistymistä?
💡 Toiminnanohjausjärjestelmän integraatiot: mihin ohjelmistoihin ja toimintoihin ERP halutaan ensisijaisesti kytkeä? Tarvitaanko myöhemmin lisäintegraatioita?
💡 Miten yhteistyökumppaneiden käyttämät ohjelmat, esimerkiksi taloushallinnon ohjelmisto, sopivat yhteen eri ERP-järjestelmien tai eri valmistajien ohjelmistojen kanssa?
💡 Pilvi- vai on-premise -ohjelma: rajataanko toiminnanohjausjärjestelmään pääsy työpaikalle tai sovelluspalveluyhteyteen, vai hankitaanko selainpohjainen ohjelma, jota voi käyttää mistä ja milloin vain?
💡 Millaisia toiveita käyttäjillä on ohjelmiston käytettävyyden, visuaalisuuden ja esimerkiksi raporttimallien suhteen?
💡 Onko järjestelmän toimittaja vakaa ja vastuuntuntoinen, jotta ohjelmiston tuotekehitys ja käyttötuki jatkuvat myös tulevina vuosina?
5. Toiminnanohjausjärjestelmän hinta
Toiminnanohjausjärjestelmän hintaan vaikuttavat monet asiat.
ERP-järjestelmän hinta kannattaa kuitenkin aina ajatella investointina: toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto tulee todennäköisesti maksamaan itsensä takaisin – se toki edellyttää sitä, että järjestelmän hankkimiselle on mietitty sekä perusteet että tavoitteet, ja määritelty, miten järjestelmän halutaan tukevan yrityksen liiketoiminnan kasvua.
Takaisinmaksuajan arviointia sekä järjestelmien vertailua helpottaa, jos hinnat ovat avoimesti nähtävillä esimerkiksi verkkosivuilla.
Mistä ERP-järjestelmän hinta muodostuu?
Toiminnanohjausjärjestelmän hinta muodostuu:
💡 käytettävistä moduuleista (eli toiminnoista, joita järjestelmän kautta käytetään)
💡 käyttäjäkohtaisista lisensseistä (ketkä järjestelmää käyttävät)
💡 mahdollisista integraatioista muihin järjestelmiin
💡 käyttöönottoprojektin koosta
Jos ERP-järjestelmään täytyy tehdä muutoksia esimerkiksi yrityksen toimintamallien mukaan, tai integraatiot muihin järjestelmään ovat erityksen monimutkaisia, voidaan projektissa tarvita edellä mainittujen lisäksi konsultointi- ja esimerkiksi sovelluskehitysosaamista. Tämä tietysti kasvattaa projektin hintaa, ja usein myös kestoa.
Siksi kokonaisuus kannattaakin suunnitella huolella ja yhteistyössä ohjelmistotoimittajan kanssa, ja pohtia avoimesti myös yrityksen prosesseja ja niiden kehittämistä osana toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa.
ERP-järjestelmän käyttöönotto vaatii myös aikaa
Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan ja käyttöönottoon täytyy investoida myös aikaa.
Toiminnanohjausjärjestelmä on läsnä yrityksen arjessa joka päivä, joten on tärkeää varmistaa, että kaikki järjestelmän kanssa työskentelevät osaavat käyttää sitä oikein.
Järjestelmän opetteluun käytetty aika on kuitenkin fiksu investointi. Toiminnanohjausjärjestelmästä on suurin hyöty silloin, kun työntekijät tietävät, miksi järjestelmä on käytössä ja miten se alkaa pikkuhiljaa helpottaa arkea ja nopeuttaa rutiineja.
6. Missä vaiheessa toiminnanohjausjärjestelmä kannattaa hankkia?
Toiminnanohjausjärjestelmän voi hankkia heti yritystoiminnan alussa.
Useimmiten se kuitenkin hankitaan hieman myöhemmin – esimerkiksi silloin, kun huomataan, että varastokirjanpito tai valmistusprosessit ovat työntekijöillä tiedossa, mutta niitä ei ole juuri dokumentoitu, tai kun toimintaan alkaa ilmaantua pullonkauloja.
Toiminnanohjausjärjestelmä aloittavaan yritykseen
ERP-järjestelmä kannattaa ottaa ensimmäisenä käyttöön yrityksen ydinprosesseissa. Jos taloushallinto on yrityksessä tukiprosessi (kuten se monesti on), on tärkeämpää kattaa toiminnanohjausjärjestelmällä ensin myynti, ostot ja tuotanto.
Monelle aloittavalle yritykselle tärkeä ominaisuus on varastonhallinta, joka kertoo yrittäjälle varaston tilanteen, arvon ja tavaran kiertonopeuden. Työajanseuranta on pakollinen jo pienimmissäkin yrityksissä, sen voi myös yhdistää osaksi toiminnanohjausjärjestelmää.
Kasvavan yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä
Kun henkilöstön ja tilausten määrä kasvaa, nousee usein myös tarve prosessien yhdenmukaistamiseen ja siihen, että asiakkaita, tilauksia ja resursseja koskevat tiedot pysyvät tallessa yhdessä järjestelmässä. Tarpeen tunnistaa esimerkiksi siitä, että toiminnanohjauksessa käytettävien Exceleitten ylläpito käy hankalaksi, tai varastoa joudutaan inventoimaan usein.
Toiminnanohjaus ja siihen sopiva ohjelmisto auttavat yritystä kasvamaan. Järjestelmä luo läpinäkyvyyttä valmistus- tai logistiikkaprosesseihin, ja auttaa tekemään esimerkiksi investointipäätöksiä, jotka perustuvat mutuilun sijaan tietoon.
Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen – miksi ja milloin kannattaa vaihtaa?
Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen on usein iso projekti, joten siihen kannattaa ryhtyä vain silloin, kun vanha järjestelmä ei kertakaikkiaan enää palvele tarkoitustaan. Tarve saattaa syntyä esimerkiksi siitä, että vanhan järjestelmän tai sen osan kehitys lopetetaan, tai siitä, että vanhaa järjestelmää ei pysty laajentamaan riittävästi.
ERP-järjestelmän vaihtamista ohjaavat samat kriteerit kuin ensimmäisen ERPin hankintaakin: projektin ensimmäinen ja tärkein vaihe on selvittää tarkkaan asiat, joihin toiminnanohjausjärjestelmän avulla halutaan näkyvyys tai muutoksia, ja valita järjestelmä niin, että se istuu näihin tavoitteisiin.
7. Toiminnanohjausjärjestelmät eri toimialojen yrityksiin
Toiminnanohjausjärjestelmä valmistavan teollisuuden yritykseen
Valmistavan teollisuuden yrityksissä toiminnanohjausjärjestelmä auttaa ennen kaikkea ennakoimaan, toimimaan tehokkaasti ja viestimään asiakkaille tilaus- ja toimitusaikatauluista oikein. Keskitetty ERP-järjestelmä auttaa tehostamaan resurssien käyttöä ja varaston hallittavuutta ja kiertoa.
ERP-järjestelmän kootut hyödyt teollisuusyritykselle
💡 Tuotteiden valmistusprosessi ja niihin tarvittavat raaka-aineet ja tarvikkeet on dokumentoitu yhteen järjestelmään
💡 Rahavirtojen kiertonopeus kasvaa
💡 Tiedonkulku paranee
💡 Varaston hallittavuus paranee
💡 Kustannusseuranta saadaan reaaliaikaiseksi
💡 Henkilöstön toiminta muuttuu aiempaa systemaattisemmaksi
Tutustu vertailuun: Valmistavan teollisuuden toiminnanohjausjärjestelmät Suomessa
Toiminnanohjausjärjestelmä tukkukaupan tai erikoistavarakaupan yritykseen
Tukku- ja erikoistavarakaupan toiminnanohjauksen ytimessä on tehokas myynti, asiakkuuksien hallinta ja myynnin jälkihoito. Sähköisten tilausten mahdollistaminen ja monipuolinen tuotekäsittely helpottavat myyntiprosessia sekä yritykselle että sen asiakkaille. Tuotevalikoiman, toimitusaikojen ja varaston arvon optimointi tehostavat liiketoimintaa.
ERP-järjestelmän kootut hyödyt tukku- ja erikoistavarakaupan yritykselle:
💡 Ostot helpottuvat ja niiden seuranta parantuu (esim. sarjanumerot ja erät)
💡 Varaston hallittavuus tehostuu
💡 Tiedonkulku paranee
💡 Asiakastyytyväisyys kasvaa
💡 Kustannus- ja kateseurannan hallinta tehostuu
💡 Henkilöstön tyytyväisyys paranee
8. Toiminnanohjausjärjestelmien ominaisuudet
ERP-järjestelmien ominaisuudet vaihtelevat, joten on tärkeää ymmärtää millaisia toimintoja minkäkin ominaisuuden taakse kätkeytyy. Mieti myös, mitkä ominaisuudet ovat tärkeimpiä yritykselle juuri nyt, ja mitkä voi mahdollisesti ottaa käyttöön myöhemmin.
Tuotannonohjaus
Tuotannonohjauksen avulla ohjataan valmistavan teollisuuden tuotantoon kuuluvia prosesseja. Tuotannonohjaus auttaa parantamaan sekä toimitusvarmuutta että tuotannon laatua, sekä tunnistamaan tuotantoprosessin mahdolliset pullonkaulat.
Tuotannonohjaus voi olla joko osa laajempaa ERP-järjestelmää, tai erityinen tuotannonohjausjärjestelmä, johon varasto ja muut ominaisuudet yhdistetään. Ominaisuuteen voi sisällyttää myös reaaliaikaisen tuotannonsuunnittelun, työjonot, raportit materiaalitarpeiden, kustannusten ja laadun seurantaan sekä töiden jälkilaskennan.
Lue lisää: Tuotannonohjausjärjestelmän valintaopas PK-yritykselle
Materiaalihallinto
Materiaalihallinto-ominaisuuden kautta toiminnanohjausjärjestelmä pystyy mm. varastonohjaukseen, erä- ja sarjanumeroseurantaan, monivarastokäsittelyyn ja tuoterakenteiden hallintaan.
Materiaalihallinnon avulla voi optimoida ostamisen, varastonhallinnan ja myynnin yhdeksi kokonaisuudeksi, jota on helppo orkestroida. Varastonhallinta ja mm. monivarastojärjestelmät ovat osa toiminnanohjausjärjestelmän materiaalihallintoa.
Varasto
Varasto on erityisesti sisälogistiikkaa ja keräilyä helpottava ominaisuus. Sen avulla varaston toimintoja, kuten varastosiirtoja, keräilyä ja inventointia, voi tehdä näppärän selainpohjaisen käyttöliittymän avulla. Tapahtumia voidaan viedä myös myynti- ja ostotilauksille ja varastokirjanpitoon.
Projektilaskenta
Projektilaskenta yhdistää projektien budjetoinnin ja seurannan materiaalihallintoon sekä tuotantoon. Se näyttää projektien tilanteen, työtunnit, kulut, resurssit ja toteutumat eri näkökulmista. Projektilaskenta-ominaisuuden avulla järjestelmään voi kirjata myös projektikohtaisia tositteita.
Raportointi
Raportointi auttaa näkemään yrityksen resurssien ja toimintojen tilan reaaliaikaisesti. Jos käytössä on selainpohjainen pilvipalvelu, reaaliaikaisuus onnistuu myös ajasta ja paikasta riippumatta. Raportoinnin ytimessä ovat valmiit raporttipohjat, joista on helppo valita sopivimmat omaan käyttöön. Raportointityökalulla voi luoda myös omia, kustomoituja raportteja.
Taloushallinto
Jos yritys on ulkoistanut taloushallintonsa prosesseja tai sen osia tilitoimistolle, kannattaa toiminnanohjauksen ja taloushallinnon yhdistämisestä keskustella heidän kanssaan. Nykyaikaisissa ERP-järjestelmissä on usein oma moduulinsa taloushallintoon. Jos haluat pitää ohjelmistoprojektin kevyempänä, kannattaa valita toiminnanohjausjärjestelmä, joka on helppo integroida jo käytössä olevaan taloushallinto-ohjelmistoon.
9. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto – huomioi nämä
ERP- tai toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto vaatii hyvää suunnittelua ja aitoa yhteistyötä yrityksen ja ohjelmistotoimittajan välillä.
Oma osansa on myös järjestelmän yksinkertaisuudella tai monimutkaisuudella: mitä simppelimpi järjestelmä, sen nopeampaa on sen käyttöönotto.
Toiminnanohjausjärjestelmä ei ratkaise kaikkia liiketoiminnan ongelmia itsestään. Yrityksen prosessit ja kasvun pullonkaulat tulee tunnistaa ennen hankintaan ryhtymistä, koska silloin järjestelmiä voi vertailla fiksusti, juuri oikeiden ja tarvittavien ominaisuuksien osalta.
Selkeä vastuunjako ja sitoutuminen toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan ja käyttöönottoon ovat myös isossa roolissa ERP-projektin onnistumisessa. Ohjelmiston käyttöönottoon ja koulutuksiin tulee myös varata aikaa ja vastuuhenkilöitä riittävästi – näin varmistat, ettei järjestelmään liittyvä osaaminen ole vain yhden henkilön tai tiimin takana.
