Varastonohjaus eli inventory management on prosessi, jonka avulla yritys hallitsee varastonsa materiaalivirtoja ja samalla pääomaa – siis rahaa – joka varastoon on sidottu.
Varastonohjauksen tehtävä on saada varaston kierto mahdollisimman tehokkaaksi: varmistaa, että tarvikkeita, raaka-aineita ja osia on käytettävissä riittävästi, mutta samalla niin ettei varasto sido liikaa yrityksen pääomaa.
Varastonohjaukseen liittyy useita käsitteitä ja lyhenteitä, jotka voivat olla vaikeita muistettavia, mutta lopulta suhteellisen yksinkertaisia.
Varastonohjaus prosessina
Yksinkertaisimmillaan varaston ohjaus sisältää kolme vaihetta: tavaraa saapuu yritykseen, se varastoidaan yrityksen tiloihin, ja se lähtee asiakkaalle joko sellaisenaan tai uudeksi tuotteeksi jalostettuna.
Vaiheista jokainen aiheuttaa yritykselle kustannuksia, jotka veloitetaan asiakkaalta – usein tietysti katteella ryyditettynä.
Varastonohjaus määrittää, miten tavara liikkuu kuljetuksesta varastoon, ja varastosta eteenpäin. Siihen liittyy olennaisesti siis myös muu logistiikka, kuten kuljetusjärjestelyt.
Miksi varaston ohjaus on yritykselle tärkeää?
Varaston arvo on osa yrityksen tasetta, eli varastoon on sidottu yrityksen pääomaa. Toimitukset viivästyvät, jos jotain raaka-ainetta ei olekaan varastossa silloin, kun tuote-erän valmistuksen tulisi alkaa.
Jos yrityksessä halutaan maksimoida varaston kiertonopeus ja siirtyä kohti leanimpaa valmistusta, kasvaa varastonohjauksen ja -hallinnan rooli entisestään. Silloin tieto raaka-aineiden tai osien ostoista yhdistetään reaaliaikaisesti varastotilanteeseen, valmistusvaiheessa oleviin tilauksiin, ja vahvistettuihin myyntitilauksiin, jotta varaston arvoa voidaan optimoida.
Varaston ohjauksen mallit
Varastonohjaukselle on kaksi tyypillistä mallia tai periaatetta: FIFO ja LIFO. Varaston käytännön pyörittämisen lisäksi käytettävät mallit ja tuotteiden kierto vaikuttavat varaston arvon määrittämiseen – ostetut erät voivat olla eri hintaisia, joten niiden käyttöjärjestyksellä on yritykselle myös taloudellista merkitystä.
FIFO, eli first in, first out
FIFO (first in, first out) tarkoittaa sitä, että ensimmäisenä varastoon tuotu tavaraerä myös otetaan sieltä ensimmäisenä. Se on ehdottomasti yleisin varastonohjauksen malli, jota esimerkiksi verottaja toivoo yritysten käyttävän.
LIFO – last in, first out
LIFO (last in, first out) on harvinaisempi malli, jossa varastoon viimeisimpänä tuotu tavara otetaan sieltä ensimmäisenä. Lifo sopii varastoihin, joissa on vain yhtä tai muutamaa tavaranimikettä, ja tietysti ainoastaan tavaroille, materiaaleille tai raaka-aineille, jotka eivät kärsi säilytyksestä.
Varastonohjaus ja tuotannonohjaus kulkevat käsi kädessä
Tuotantoa ei voi tehdä ilman tarvittavia materiaaleja ja tarvikkeita, ja siksi varastonohjaus kulkeekin käsi kädessä tuotannonohjauksen ja materiaalitarpeiden suunnittelun kanssa.
Yrityksen tuotantostrategia, eli tapa valmistaa tuotteita, vaikuttaa siis myös varastonohjaukseen ja materiaalivirtojen hallintaan. Tuotantoa, ja sitä kautta myös varastoa, voidaan ohjata työntö- tai imuohjauksella. Kokonaisuus pysyy hallussa tarvelaskennan eli MRP:n avulla. Mitä nämä käsitteet sitten tarkoittavat?
Työntöohjaus
Työntöohjaus tuotannossa tarkoittaa sitä, että tuotteita valmistetaan ennalta tehdyn suunnitelman perusteella varastoon, josta ne myydään tai toimitetaan eteenpäin myöhemmin tehtävien tilausten mukaan. Tuotetta voidaan toimittaa heti tilauksen mukaan – toisaalta liiketoiminta on herkkää kysynnän ja tarjonnan muutoksille.
Imuohjaus ja JIT eli Just In Time (tai JOT eli Juuri oikeaan tarpeeseen)
Imuohjaus tuotannossa puolestaan tarkoittaa sitä, että tuotteet valmistetaan ainoastaan tilauksesta: silloin tilaukset ohjaavat yrityksen tuotantoa ja sitä kautta myös varastointitarpeita. Kun käytössä on imuohjaus, ei valmiita tuotteita tarvitse varastoida, mutta materiaalien ja raaka-aineiden tulee olla olemassa valmistusta varten. Esimerkiksi ajoneuvot ja huonekalut valmistetaan tyypillisesti imuohjatusti.
Imuohjauksella tapahtuvaa valmistamista kutsutaan myös termeillä tilausohjautuva tuotanto, JIT- (just in time), tai suomeksi JOT-, eli juuri oikeaan tarpeeseen -tuotanto. Imuohjaus vähentää varastoon sitoutunutta pääomaa – haittapuolena voivat olla puolestaan pitkät toimitusajat. Nämä voidaan kuitenkin väistää materiaalitarpeita ennakoimalla.
MRP eli tarvelaskenta
Tarvelaskenta, eli MRP, material requirement planning, tarkoittaa lopputuotteen valmistamiseen tarvittavien osien ja materiaalien määrän laskemista tuoterakenteiden, varastotietojen ja todellisen tai ennustetun tarpeen mukaan.
Laskelma tehdään esimerkiksi päiväksi, viikoksi tai kuukaudeksi kerrallaan, eli sen avulla tiedetään tarve tietyllä ajanjaksolla tarvittaville materiaaleille. MRP-laskenta on siis mainio tapa materiaalien menekin ennustamiseen.
Varaston ohjauksen tunnusluvut – sitä saat, mitä mittaat
Tässä listattuna varaston ohjauksen tärkeitä tunnuslukuja.
Varaston kiertonopeus
Varaston kiertonopeus eli inventory turnover, ITO, kertoo, kuinka monesti koko varasto pyörähtää yrityksen tuotanto- tai myyntiprosessin läpi vuoden aikana. Useimmiten tavoite on saavuttaa varastolle mahdollisimman suuri kiertonopeus, sillä silloin varastoon sidottu käyttöpääoma on pienin mahdollinen. Tämä on tärkeää etenkin silloin, jos varastoitavat komponentit tai tavarat ovat erityisen arvokkaita.
Toimitusvarmuus
Toimitusvarmuus on tunnusluku, joka kertoo kuinka sujuvasti ja tehokkaasti asiakkaiden tilauksiin vastataan. Yksinkertaisimmillaan toimitusvarmuus on suhdeluku, jossa lasketaan ajallaan toimitettujen tilausten osuus yrityksen kaikista tilauksista.
Toimitusvarmuuteen vaikuttaa varaston lisäksi yrityksen koko toiminta. Siksi siihen kannattaakin laskennallisen suhdeluvun lisäksi kytkeä esimerkiksi asiakastyytyväisyyteen liittyviä mittareita – onnistunut toimitus kun voi tarkoittaa erilaisille asiakkaille erityyppisiä asioita.
Hävikin tai hukan määrä
Hävikki tai hukka tarkoittaa tuotteita tai materiaaleja, joista yritys on maksanut, mutta jotka syytä tai toisesta katoavat, pilaantuvat tai hajoavat, tai menevät muulla tapaa myyntikelvottomiksi. Mitä suurempi hävikin määrä, sitä suurempi on myös sen taloudellinen kuormitus yritykselle – eli hukkaan menevä raha.
Hävikin määrä selvitetään inventaariolla, jossa lasketaan ensin yhteen alkuvarasto ja yrityksen tekemät ostot, ja summasta vähennetään myynnit ja loppuvarasto. Jos hävikkiä on paljon, täytyy sen syyt tietysti selvittää, jotta sen määrää pystytään toimitusvarmuuden kärsimättä vähentämään.
Varaston riittävyys
Varaston riittävyys on tunnusluku, joka kertoo, kuinka monen päivän tarpeisiin varastossa on tavaraa. Varaston riittoa ja toimivuutta voi mitata jälkitoimitusten määrällä. Suuri määrä jälkitoimituksia voi kertoa siitä, että kysynnän ennakoimisessa voisi olla petrattavaa. Jälkitoimitusten määrään vaikuttaa toki moni muukin asia kuin varaston riittävyys ja toimivuus; esimerkiksi konerikot tai sairastumiset voivat nostaa jälkitoimitusten osuutta.
Varaston ohjaamiseen sopivat ohjelmistot – mitä huomioida
Silloin, kun yritys valmistaa tuotteita, ja varasto tai varastot sijaitsevat yrityksen yhteydessä, kannattaa varastonohjausjärjestelmä kytkeä toiminnanohjausjärjestelmään.
Sama järjestelmä huolehtii silloin myös tuotannonohjauksesta, ja tiedot kulkevat saumattomasti ja reaaliaikaisesti valmistuksen vaiheesta toiseen.
Jos yritys toimii esimerkiksi tukkukaupassa tai maahantuonnissa, voi sopivin softa olla erillinen WMS-ohjelma, eli Warehouse Management System. Sen avulla kirjataan sisään tuleva tavara, myynnit ja tavaran ulosmyynnit, ja tarvittaessa eriä tai jopa yksittäisiä tuotteita voidaan seurata erilaisten tunnisteiden avulla.
Varaston ohjauksessa tarvittavat ominaisuudet:
-
- Varaston ja varastopaikkojen hallinta
- Reaaliaikaiset saldopäivitykset myynti- ja ostotilausten perusteella
- Varastoennuste osto- ja myyntitilausten ja tuotannossa olevien tuotteiden tilanteen perusteella
Miten varaston ohjaamisen voi aloittaa?
Jos yrityksesi varastoi materiaaleja tai valmiita tuotteita, ja kokonaisuus pyörii lähinnä muistin, lyijykynän tai excelin varassa, kannattaa ottaa härkää sarvista ja varasto haltuun.
Aloita tekemällä inventaario, jolla selvität varastosi tilanteen ja arvon.
Toista inventaario säännöllisesti, jotta näet miten aika ja eri tilanteet vaikuttavat varastoosi. Pohdi keräämäsi tiedon valossa, miten haluat järjestää varastosi toiminnan, ja ota yhteyttä ohjelmistotoimittajiin, joiden tuotteet vaikuttavat yrityksellesi sopivimmalta.
