Varastonhallinta: kattava opas pk-yritykselle

1. Mitä varastonhallinta on?

Varastonhallinta on toimintamalli, joka tähtää yrityksen varastoon liittyvien prosessien tehokkaaseen hoitamiseen. Varastonhallinta ohjaa kaikkia varastoprosessin vaiheita: tavaran vastaanottoa, purkua ja hyllytystä, sekä varastosiirtoja, keräilyä, pakkausta ja toimitusta.

Varastonhallinta pyrkii siihen, että varasto olisi mahdollisimman hyvin optimoitu: tarvittavaa tavaraa on saatavilla myyntiä tai tuotantoa varten tarpeeksi, mutta niin, ettei varastoon ole sidottu liikaa yrityksen pääomaa. 

2. Mihin yrityksen prosesseihin varaston tehokkuus vaikuttaa?

Varaston toimivuus ja hallinta vaikuttaa tuotteita valmistavien ja myyvien sekä tukkukauppaa tekevien yritysten koko liiketoimintaan.

Myynnissä täytyy tietää, mitä asiakkaille voidaan myydä, ja millä aikataululla myydyt tuotteet voidaan toimittaa. Toisin sanoen myynnin on nähtävä varastosaldo; se, paljonko tuotteita on saatavilla heti, ja paljonko niitä on varattu muille myyntitilauksille. 

Jos varastosaldot ovat miinuksella (eli tuotteita tai niiden valmistamiseen tarvittavia materiaaleja ei ole), täytyy myyjällä olla tieto siitä, milloin tavaraa saadaan yritykseen – varastosaldo vaikuttaa siis myös suoraan yrityksen ostotoimintaan. 

Valmistavan teollisuuden yrityksissä tuotanto on riippuvainen raaka-aineista ja materiaaleista: pahimmassa tapauksessa, jos raaka-aineiden tai tarvittavien elementtien loppuminen yllättää, on edessä suunnittelematon seisokki.

Eikä sovi unohtaa taloushallintoa. Varastokirjanpito ja varaston arvo, eli varastoon sidottu pääoma, kiinnostavat sekä kirjanpitäjää että verottajaa.

Varaston arvo tulee merkitä yrityksen taseeseen, ja varaston muutos tuloslaskelmaan vähintään tilikausittain tilinpäätökseen. Varaston arvon muutos vaikuttaa nimittäin suoraan yrityksen tulokseen, ja sitä kautta verotukseen. 

Liiketoiminnan jatkuvuuden ja kannattavuuden kannalta on tärkeää pysyä varaston arvosta kärryillä myös kuukausitasolla – tai jatkuvasti, jotta vältytään ikäviltä yllätyksiltä. Hyvin hoidettu varastonhallinta auttaakin näkemään nykytilanteen, mutta helpottaa myös ennusteiden tekemistä. 

Varaston ja tilaus-toimitusketjun hallinta vaikuttaa fyysisten tuotteiden parissa työskentelevien yritysten koko liiketoimintaan:

• Myyntiin
• Ostoihin
• Tuotantoon ja tuotannonohjaukseen
• Taloushallintoon

3. Varastonhallinnan hyödyt pk-yritykselle

Järkevästi suunnitelluista varastoprosesseista on sekä taloudellista että toiminnallista hyötyä kaiken kokoisille yrityksille.

Suurimmat hyödyt liittyvät tietojen helppoon saatavuuteen ja tilanteiden ennustettavuuteen:

3.1 Ennustettavuus ja ennakointi

Etenkin silloin, kun tarvittavien materiaalien tai tuotteiden hankkiminen voi kestää pitkään, on tilausten oikea ajoittaminen kultaakin kalliimpaa. 

Jos käytössä on varastonhallintajärjestelmä, on varaston tilanne hallussa koko ajan. Järjestelmä laskee varastoennusteet ja antaa tilanteen vaatiessa hälytysraportteja, jotka auttavat varmistamaan, että materiaaleja tai tuotteita on varastopaikoilla järkevä määrä silloin, kun niitä tarvitaan. 

3.2 Läpinäkyvyys ja tietojen saatavuus

Kun varastoa koskevat tiedot ovat läpinäkyvästi kaikkien asianomaisten saatavilla, ei yhden ihmisen tai tiimin tarvitse pitää kaikkea dataa omassa excelissään – saati omassa päässään. 

Järjestelmässä ylläpidetty, ajantasainen tieto varaston tilanteesta takaa paremmat yöunet ja tehokkaammat työpäivät niin varastoista, hankinnoista, myynnistä kuin tuotannostakin vastaaville henkilöille: he voivat keskittyä prosessien suunnitteluun ja kehittämiseen, uusien yhteistyökumppaneiden etsimiseen ja muihin yrityksen kasvua edistäviin asioihin. 

Lue lisää: FIFO eli First in First Out – miten se toimii Fikurossa?

4. Varaston­hallinta­järjestelmä ja muut työkalut

Varastonhallinnan työkaluista tärkein on varaston­hallinta­ohjelmisto tai -järjestelmä.

Ohjelmistoja on erilaisia: usein varasto-ominaisuudet on kytketty toiminnanohjaus­järjestelmään, lisäksi tarjolla on erillisiä varastonhallinta- tai WMS- eli warehouse management system -ohjelmistoja. 

4.1 Varastonhallinta Excelillä

Ilmainen varastonhallinta kuulostaa houkuttelevalta erityisesti aloittavan yrityksen näkökulmasta, ja moni aloittaakin varastonsa hallinnan Excelissä. Varastonhallinta-excel voi olla toimiva vaihtoehto yritystoiminnan alussa, mutta kokemus on osoittanut, että toiminnan kasvaessa excelin pyörittäminen alkaa käydä haastavaksi. 

Nyrkkisääntö on, että muutaman, tai maksimissaan kymmenien tuotteiden kanssa excel voi vielä toimia, mutta sen jälkeen riskit alkavat kasvaa: 

• Excelissä tietojen pitäminen ajan tasalla on erittäin hankalaa. Myynnistä, tuotannosta tai ostoista vastaavat henkilöt eivät pysty helposti yhdistämään tietoa omaan dataansa. Tuloksena voi olla joko se, että varastossa on puutteita, tai että tavaraa onkin aivan liikaa.
• Excel vaatii aina ihmisen, joka rakentaa ja ylläpitää kaavat. Jos osaaminen on yhden henkilön takana, on toiminta haavoittuvaa: sairastumisen tai työpaikanvaihdon yhteydessä tarvittava osaaminen voi kadota.
• Tietokoneen kovalevyllä asuva Excel on haavoittuva verrattuna esimerkiksi pilvipalveluna toimivaan varastonhallintajärjestelmään: jos tietokoneelle tai excelille tapahtuu jotain, on yritys itse vastuussa siitä että taulukosta on olemassa ajantasainen varmuuskopio. Jos käytössä on varastonhallinta- tai wms-ohjelmisto, vastaa ohjelmiston toimittaja varmuuskopioinneista, jotka voidaan tarvittaessa myös palauttaa.

4.2 Varastonhallinta- eli WMS-järjestelmät

Erilliset varastonhallinta– eli WMS-järjestelmät on suunniteltu nimensä mukaan vain ja ainoastaan varastojen hallintaan ja logistiikkaan. Niissä on yleensä hyvät integraatiomahdolisuudet yleisimpiin taloushallinto- ja tuotannonojausohjelmistoihin. 

WMS-ohjelmisto voi esimerkiksi hakea hankintatiedot automaattisesti ostotilauksilta ja viedä tiedot sitä eteenpäin yrityksen varastoprosessien mukaan. Samalla periaatteella tiedot haetaan ja päivitetään myös myyntitilausten toimittamisen yhteydessä.

4.3 Varaston­hallinta­ohjelmisto osana toiminnanohjaus-
eli ERP-järjestelmää

Valtaosa PK-yrityksille suunnatuista toiminnanohjausjärjestelmistä sisältää varastonhallintamoduulin tai -ohjelmiston. 

Kun varastonhallinta on osa laajempaa ERP-järjestelmää, voi varastonhallinnasta saatavia tietoja viedä helposti mm. yrityksen ostojen ohjaamiseen tai vaikkapa laskutukseen.

Lue lisää: Suomen suosituimmat PK-yritysten toiminnanohjajusjärjestelmät vertailussa – tutustu!

4.4 Viivakoodit ja RFID:t varastonhallinnassa

Etenkin tukkukauppaa tekevissä yrityksissä viivakoodit ja viivakoodinlukijat ovat tärkeä osa varastonhallintaa. Tavaran saapuessa ne luetaan sisään yksilöllisillä viivakoodeilla, minkä jälkeen varastonhallinta voi seurata yksittäisiä tuotteita automaattisesti läpi tilaus-toimitusketjun. 

Viivakoodeja ja viivakoodinlukijoita tukevat useimmat varastonhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmät.

RFID on viivakoodiakin monipuolisempi ja kehittyneempi tunnisteteknologia, joka vähentää varastoissa vaadittavaa manuaalista työtä entisestään. RFID-tunnisteiden avulla kaikkien pakkauksen sisältämien tuotteiden koodit voidaan lukea sisään yhdellä kertaa, ja tunnisteisiin “mahtuu” tietoa enemmän kuin viivakoodien taakse. Lisätietoa RFID-teknologiasta löydät mm. RFID Lab Finlandin sivustolta.